Mut zu neuen Wegen: Wie die Sparkasse Paderborn-Detmold sich erfolgreich auf die Digitalisierung einstellt.

Die Sparkasse Paderborn-Detmold hat die Tragweite der Digitalisierung verstanden und Anfang 2015 ein abteilungsübergreifendes Projekt gestartet, das sich seitdem mit dem digitalen Wandel in der Finanzbranche beschäftigt.

Porträtbilder Hr. Hunold und Hr. Terstiege Die Projektleiter Joachim Hunold (Bereichsleiter Vorstandsstab, links im Bild) und Detlev Terstiege (Abteilungsleiter Betriebsorganisation, rechts im Bild) berichten in diesem Interview über das spannende Digitalisierungs-Projekt in ihrem Haus.

 

 

Wie kam es zu diesem Digitalisierungs-Projekt und was ist die Zielsetzung?

Sparkasse Paderborn-Detmold: „Der Vorstand hat sich die Frage gestellt, ob die Digitalisierung nur ein Trend von vielen ist oder eine Revolution, die weitreichende Auswirkungen auf das Bankgeschäft und die Sparkasse auslösen wird. Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, hat jeder der vier Vorstände eine Führungskraft aus seinem Verantwortungsbereich mit der Suche nach der Antwort betraut. Im Leitungsteam waren jeweils eine Führungskraft aus den Bereichen Vorstandsstab, Betriebs-organisation, sowie dem Medialen Vertrieb und der Vertriebssteuerung. In der Überzeugung, dass die Digitalisierung über kurz oder lang alle Bereiche – alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – der Sparkasse verändern, ja revolutionieren wird, lag die Lösung der vier Herren in der Gründung eines Kernteams, das sich in noch nicht dagewesener Form mit der Digitalisierung beschäftigen sollte. Das Thema wurde daher zunächst bewusst als Sonderaufgabe gestaltet: mit vielen Freiheiten und außerhalb der Vorgaben des Multiprojektmanagements. Wir mussten raus aus unseren eingefahrenen Denkmustern und Strukturen, um uns für die neue digitale Welt, vor allem außerhalb der Sparkasse, zu öffnen.

Welche Maßnahmen haben Sie eingeleitet, um eine möglichst aussagekräftige Einschätzung des Themas Digitalisierung für Ihr Haus zu erhalten?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Wir haben eine Ausschreibung veröffentlicht und acht Mitarbeiter gesucht, die sich aus unterschiedlichen Perspektiven mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen möchten. Gesucht wurden Vertreter von vier Profilen: Der analoge Typ, der dem Fortschritt eher skeptisch gegenüber steht, der selektive Typ, der zielorientiert verschiedene Medien nutzt, der online-affine Typ, der gerne Neues ausprobiert und häufig online unterwegs ist und der digitale Power-User. Der letzte Typ schläft mit dem Smartphone ein und sein erster Blick am Morgen gilt den Nachrichten der Nacht. Um einen guten Querschnitt der 1.411 Mitarbeiter der Sparkasse Paderborn-Detmold zu erhalten, haben wir aus über einhundert Bewerbern ein heterogenes Team gewählt, in dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Aufgabenbereichen, Altersgruppen und Regionen unseres Geschäftsgebiets vertreten sind. Sogar eine Auszubildende wurde eingebunden, um den Blick der ganz jungen Generation einzubinden. Die acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden für acht Wochen freigestellt und auch zwei Personalräte wurden von Anfang an in das Projekt miteinbezogen.

Was für eine Aufgabe hatten diese Mitarbeiter und wie sind sie diese angegangen?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Die Aufgabenstellung der ersten Phase lautete „Den Wandel denken“, also sich mit dem Thema Digitalisierung und den Auswirkungen dieses Wandels auf die Finanzwelt, zu beschäftigen. Wie sieht die Sparkasse in fünf Jahren aus? Was wird sich verändert haben? Welche Weichenstellungen können oder müssen heute schon umgesetzt werden, damit wir auch in der zunehmend digitalen Welt erfolgreich sind? Um die Mitarbeiter dabei zu unterstützen neu zu denken, haben wir sie aus ihrem gewohnten Umfeld gelöst und außerhalb der Sparkasse gearbeitet; beispielsweise in einem Tagungshotel, einer Jugendherberge oder der Uni. Die acht Mitarbeiter bekamen kurzfristig Tablets mit unbeschränkter Nutzung, um beispielsweise auf YouTube recherchieren zu können. Sie durften an Tagungen, Seminaren und Konferenzen zum Thema Digitalisierung teilnehmen, egal wo, egal wie oft. Auch das Testen von FinTechs, wie Number26 oder Auxmoney, sowie der Besuch anderer innovativer Sparkassen, war Teil dieser „Grundlagenforschung“.

Wie hat dieses Experiment funktioniert und was war das Ergebnis dieser ersten Phase?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Die erste Phase „Den Wandel denken“ hat super funktioniert. Am Ende waren die Servicekraft und der Firmenkundenberater, der analoge und der digitale Mitarbeiter, auf einem ähnlichen „digitalen“ Niveau. Sie alle haben verstanden, dass unsere Finanzwelt in einem noch nicht dagewesenen Wandel begriffen ist und wir zügig konkrete Maßnahmen ergreifen sollten. Aus den gesammelten Informationen und Erkenntnissen und dem gewonnenen Verständnis haben wir ein Zielbild der Sparkasse für die nächsten fünf Jahre definiert.

Wie sieht dieses Zielbild aus?

Sparkasse Paderborn-Detmold:: Das Zielbild ist, im Vergleich zum Verbundprojekt des Deutschen Sparkassen- und Giroverbands (DSGV) „Vertriebsstrategie der Zukunft“, digitaler und vielleicht auch radikaler. Die Implikationen für die Realität sind größer als erwartet und haben sogar die Vorstände „überrascht“. Das Zielbild beinhaltet folgende acht Handlungsfelder: Vertriebswege, Wettbewerb, Kunden, Produkte, Wissen, Mitarbeiter, Kultur und Prozesse. Zentraler Aspekt ist das Wissen der Mitarbeiter: Nur wenn alle verstehen und begreifen, dass und in welche Richtung sich die Welt entwickelt werden wir erfolgreich sein. Nachgelagert sind die übrigen Themen relevant.

Wie haben Sie die Ergebnisse intern kommuniziert?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Wir haben bereits während der ersten Phase die Zwischenergebnisse mit den zuständigen Mitarbeitern besprochen und berichteten kontinuierlich in einer geschlossenen Facebook-Gruppe, sowie im Intranet unter dem Schlagwort #sparkasse4.0, über den aktuellen Stand des Projekts. Auch in Führungsrunden und Abteilungsbesprechungen haben wir das Thema kommuniziert und anschließend über die Führungskräfte an die Mitarbeiter weitergegeben. Alle Mitarbeiter mitzunehmen, war das Ziel der zweiten Phase „Den Wandel vorbereiten“.

Welche Maßnahmen haben Sie in dieser zweiten Projektphase durchgeführt und was war das Ergebnis?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Wir haben einen Tag der Digitalisierung durchgeführt. Da die Grundidee des Projekts ist, alles anders zu machen als bisher (denn die Digitalisierung wird genau das bei den Mitarbeitern auslösen), hat diese Veranstaltung in einem ehemaligen Flugzeughangar stattgefunden. Die Hälfte der 150 Teilnehmer waren Führungskräfte, die andere Hälfte waren Mitarbeiter, die sich in der ersten Phase für die Teilnahme am Projekt beworben hatten. Den Teilnehmern wurden das Zielbild und die acht Handlungsfelder vorgestellt. Anschließend hatten alle Gelegenheit, die Ergebnisse zu diskutieren und eigene Ideen einzubringen. Im Rahmen dieser Veranstaltung wurden über 100 neue Vorschläge generiert und auf einer Ideenwand festgehalten.

Wie sind Sie weiter mit den Ideen und Vorschlägen verfahren? Befinden sich einige bereits in der Umsetzung?

Ideenwand

Sparkasse Paderborn-Detmold: Im Anschluss an die Veranstaltung haben wir für die strukturierte Bewertung der Ideen eine Ideenwerkstatt gegründet. Gemeinsam mit weiteren Mitarbeitern aus den Fachabteilungen haben wir die Ideen nach den Kriterien Strategiebeitrag, Umsetzungsaufwand und Geschwindigkeit bewertet und drei erste Leuchttürme beschlossen. Der erste Leuchtturm ist eine Inno-Box, in der Mitarbeiter und Kunden Innovationen, wie Virtual-Reality-Brillen oder Smart-Watches ausprobieren können. Der zweite Leuchtturm ist die Bereitstellung von WLAN – für Kunden und Mitarbeiter. Diese Idee haben wir bereits in unseren beiden Hauptstellen sowie den am stärksten frequentierten umgesetzt. Der dritte Leuchtturm sind Schulungen von Mitarbeitern für Mitarbeiter.

Welche Zielsetzung haben die Mitarbeiterschulungen und welche Themen werden darin vermittelt?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Die Zielsetzung der Vorträge ist, dass die Mitarbeiter verstehen wie wichtig die Digitalisierung für unser Haus ist und sie kulturell auf den anstehenden Wandel vorbereitet werden. Die drei Themen sind „digitale Trends“, „digitale Anwendungen“ und „digitale Medien“. Die Schulungen finden in kleinen Gruppen à 20 Personen statt, um eine Diskussion und einen Austausch zu ermöglichen und sind auf die praktische Anwendung – das Mitmachen – fokussiert. Das Interesse der Mitarbeiter ist sehr groß, die ersten Schulungen waren bereits innerhalb kürzester Zeit ausgebucht.

Was steht in ihrem Digitalisierungs-Projekt als Nächstes an?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Wir befinden uns aktuell in Phase 3 – der Umsetzung des Wandels. Seit Februar sind wir ein offizielles Projekt mit einer Laufzeit von zunächst drei Jahren mit drei Vollzeitkräften und einem eigenen Budget. Bevor Sie das hier jedoch als Erfolgsprojekt verkaufen, müssen wir dazu sagen, dass wir noch längst nicht fertig sind. Wir fangen gerade erst an und befinden uns mit ersten Ideen und weiteren Leuchttürmen am Beginn der Umsetzung. Die Digitalisierung bietet täglich Neues. Es ist ein stetiges Entdecken, Entwickeln, Erarbeiten und Umsetzen.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung?

Sparkasse Paderborn-Detmold:Die größte Herausforderung ist es das Projekt, außerhalb historisch gewachsener Strukturen mit Eingriff in fast alle Linien umzusetzen. Hier ist an erste Stelle der Vorstand gefordert. Er muss von der Tragweite des Projekts überzeugt werden, denn wir benötigen ausreichend Investitionskapital, die Unterstützung der Mitarbeiter und ausreichend Ressourcen. Diese Herausforderung haben wir bislang gut und in enger Abstimmung mit dem Vorstand gemeistert. Aber wir müssen die Fachabteilungen noch viel besser mit dem Projekt vernetzen und allen Mitarbeitern vermitteln, wofür dieses Projekt steht. Denn es gibt natürlich fachliche Überschneidungen mit anderen Bereichen, die auch schnell zu „Irritationen“ bei der Zuständigkeit führen können. Hier braucht es einen hohen kommunikativen Einsatz aus dem Projekt

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse seit dem Start im April 2015?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Die größte positive Überraschung war die Erkenntnis, wie viel Kreativität, Initiative und Potenzial bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorhanden ist. Daneben die Erfahrung, dass wir diese auf sehr unkonventionelle Art und Weise aufdecken und nutzbar machen konnten. Durch die Mitarbeiterschulungen gelang uns bisher sehr gut, nahezu alle Mitarbeiter auf diese anstehende Reise mitzunehmen und so die Voraussetzungen für den „Change“ zu schaffen.

Wie stellen Sie sich die Rolle der Sparkassen in 15 Jahren im deutschen Bankenmarkt vor?

Sparkasse Paderborn-Detmold:Sie denken zu weit. Bereits in fünf Jahren wird es deutlich weniger Sparkassen geben. Auch danach wird es weitere Zusammenschlüsse zu größeren Einheiten geben. Nicht nur wegen der Veränderungen in der Digitalisierung. Auch wegen der Herausforderungen durch Niedrigzinsen und Regulatorik sind Sparkassen gefordert, ihr Geschäftsmodell mindestens anzupassen. Nur Sparkassen, die die Bedeutung und die Chancen der Digitalisierung verstanden haben, werden gut in die Zukunft kommen.

Was müssen Filialbanken Ihrer Meinung nach konkret tun, um zukunftsfähig zu sein?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Der Multikanal wird noch über Jahre bestehen. Wir Sparkassen sind die Anbieter mit der besten Beratung im Markt. Allerdings muss es gelingen, die neuen digitalen Kanäle stärker mit der Filiale zu vernetzen. Daneben wird es eine kontinuierliche weitere Verlagerung von analog zu digital geben – darauf müssen sich Filialbanken einstellen.

Was empfehlen Sie Kolleginnen und Kollegen, die ein ähnliches Digitalisierungs-Projekt in Ihrem Haus durchführen, hinsichtlich der Digitalisierung zu tun?

Sparkasse Paderborn-Detmold: Wir empfehlen, den Mut zu haben Anders zu denken! Verantwortliche für das Thema Digitalisierung sollten sich Verbündete suchen und gemeinsam den Vorstand und die Führungsebene gewinnen.

Vielen Dank für das spannende Interview und dafür, dass Sie Ihre Erfahrungen hier mit anderen Bankern teilen!

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Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft der Finanzbranche gestalten!
Alena Maria Kotter

Alena Maria Kotter

B.A. Sprache und Kommunikation

Alena Kotter hat sich auf digitale Kommunikation für Banken spezialisiert. Besonders wichtig ist ihr dabei die integrierte Betrachtung und Vernetzung der einzelnen Kommunikationskanäle. Sie hält Vorträge auf Konferenzen und teilt ihr Fachwissen in Social Media, Fachmedien und Blogs.